Ventilation des actions Région

 Certains stagiaires, selon leur profil, peuvent suivre sur la même période (par exemple : sur un même mois/semaine/jour) des parcours de formation correspondants à des numéros d’actions ou des identifiants de composantes différents (référencés par les divers financeurs). Pour permettre de distinguer les séances à associer aux différentes actions/composantes, il est nécessaire d’attribuer les identifiants de composante (ID composante – Component ID) aux assiduités correspondantes.

Etapes pour déclarer un stagiaire sur l'une ou l'autre composante en fonction des heures déclarées

Étape 1

Se connecter au Manager SWS.
Se rendre dans le menu > Supervision > Ventilation des actions Région (ce menu doit être activé pour que le gestionnaire y ait accès).

Étape 2

La grille de filtrage à droite permet de sélectionner le nom de l’apprenant et la période recherchée :

Saisir, à minima, les premières lettres du nom de l’apprenant puis cliquez sur l’icône loupe. Sélectionnez ensuite le nom de l’apprenant dans la liste affichée :

Définir la plage de date recherchée (le maximum est de 3 mois). Il est cependant conseillé de limiter la recherche à une tranche de 1 mois pour une meilleure lisibilité.

Cliquez sur « Valider» à droite de l’écran.

Étape 3

La liste des assiduités de l’apprenant, sur la période précédemment définie, s’affiche alors automatiquement sous forme de tableau croisé (date, libellé, indicateur d’assiduité). Les assiduités sont organisées par date croissante.

Saisir les différents identifiants de composante (ID composante – Component ID) à associer aux assiduités :

Étape 4 : comment récupérer les identifiants composantes

Rendez-vous sur la plateforme SAFIR+ et connectez-vous à votre espace personnel. Ensuite cliquez sur l’onglet « Action », puis « Recherche avancée ».

Renseignez votre numéro d’action, puis cliquez sur « Rechercher ».

Maintenant cliquez sur + Export des données.

Cela va vous donner les différents exports (export des actions, export des référents, export des composantes), il vous suffira de cliquer sur « l’export des composantes » et un fichier Excel se téléchargera.

Ouvrez le fichier Excel, si le message d’erreur suivant s’affiche, cliquez sur « Ne pas convertir ».

Une fois le document Excel ouvert, utilisez la colonne AL pour localiser votre intitulé de composante. Dirigez-vous ensuite vers la colonne AJ, marquée comme “Id composante”, et notez soigneusement votre Identifiant de composante.

Étape 5

Retournez sur votre manager SWS et associez les identifiants de composante (ID composante – Component ID) aux assiduités du stagiaire correspondantes :

Une fois toutes les associations réalisées un récapitulatif (en bas de l’écran) vous indique le volume d’heures associé par identifiant de composante.

Cliquez sur “Valider” si tout est conforme.