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Comprendre les différents rôles : administrateur principal, gestionnaire, formateur, apprenant, tuteur

Les différents statuts

Présentation et fonctionnement de la solution Sowesign

1. Présentation générale

La solution Sowesign est une application en mode SaaS (Software as a Service).

Cela signifie :

  • Elle fonctionne entièrement en ligne

  • Aucun logiciel n’est à installer sur les ordinateurs

  • Un simple navigateur internet (Chrome, Edge, Firefox, Safari…) suffit pour y accéder

Chaque établissement dispose d’un environnement dédié et sécurisé.

2. Mise en place et accès administrateur

Création de l’environnement

Une fois l’environnement de votre établissement ouvert, un e-mail est automatiquement envoyé à l’administrateur principal désigné.

Cet e-mail contient :

  • Une URL (lien internet) permettant d’accéder au portail de connexion

  • Les identifiants de connexion (login et mot de passe)

Connexion

L’administrateur :

  1. Clique sur le lien reçu

  2. Accède à la page de connexion

  3. Saisit ses identifiants

Il accède alors à l’interface de gestion appelée Manager.

3. Le Manager : interface d’administration

Le Manager est l’interface centrale de gestion de la solution.

Il permet notamment de :

  • Créer et gérer les utilisateurs

  • Organiser le planning des séances (cours)

  • Superviser l’activité

  • Suivre les assiduités collectées

4. Gestion des accès collaborateurs

L’administrateur principal peut créer des accès à la plateforme pour d’autres collaborateurs gestionnaires.

Selon les droits attribués, ces collaborateurs pourront :

  • Gérer le planning

  • Effectuer la supervision

  • Suivre les assiduités collectées

Chaque utilisateur dispose de droits adaptés à son rôle.

5. Les formateurs

Création des comptes

Les formateurs sont créés dans le Manager.

Une fois leur compte créé :

  • Leurs identifiants leur sont envoyés par e-mail

  • Ils peuvent accéder à l’application Trainer

Accès à l’application Trainer

L’application Trainer :

  • Peut être installée sur smartphone

  • Peut être installée sur tablette

  • Est accessible depuis un poste informatique

Fonctionnement

  1. Le planning des séances est créé dans le Manager.

  2. Les formateurs visualisent leur emploi du temps dans l’application Trainer.

  3. Le jour J, ils ouvrent la séance en signant.

  4. Ils déclarent les apprenants présents (mode par défaut).

  5. Ils effectuent la collecte des assiduités.

6. Les apprenants

Création des comptes

Les apprenants sont créés dans le Manager.

Une fois leur compte créé :

  • Leurs identifiants leur sont envoyés par e-mail

  • Ils accèdent à l’application Student

Accès à l’application Student

L’application Student :

  • Peut être installée sur smartphone

  • Peut être installée sur tablette

  • Est accessible depuis un poste informatique

Fonctionnement

  1. Une fois le planning des séances créé dans le Manager, les apprenants peuvent visualiser leur emploi du temps dans l’application Student.

  2. Le jour J, à l’heure prévue :

    • Le formateur ouvre la séance en signant.

    • Il déclare les apprenants présents (mode par défaut).

    • Les apprenants signent à leur tour pour valider leur présence.

7. Le tuteur

Le tuteur est la personne qui supervise les périodes de stage ou d’alternance en entreprise.

Deux modes de collecte distincts existent :

  1. Un mode pour la collecte des assiduités pendant les périodes de cours en centre.

  2. Un mode spécifique pour les périodes de stage et d’alternance.

Ce second mode sera détaillé dans la partie :
« Collecte d’assiduité des périodes de stage et/ou d’alternance ».