Contrôles à réaliser avant transfert SWS vers EOS

RAPPEL DES CONTRÔLES QUOTIDIENS

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SWS – Supervision / Suivi des séances

– Un formateur doit avoir signé chaque séance à l’exception des séances en auto-formation.

– Tous les stagiaires non déclarés absents doivent avoir signé.

SWS – Supervision / contrôles des signatures

– Vérifier la conformité des signatures.

SWS – Supervision / Suivi des absences

– Effectuer les demandes de rattrapage si besoin.

CONTRÔLES AVANT SYNCHRONISATION DE SWS VERS EOS

SWS – Supervision / Rattrapages

– S’assurer qu’il n’y a aucune demande de rattrapage « En attente » sans signature sur la période concernée.

– S’assurer qu’il n’y a aucune demande de rattrapage « Expirée » sans signature sur la période concernée.

SWS – Supervision / Signatures à distance

– S’assurer qu’il n’y a aucune signature à distance « En attente » sur la période concernée.

– S’assurer qu’il n’y a aucune signature à distance « Expirée » sans signature sur la période concernée.

SWS – Suivi/ Stages en entreprise

– Contrôler le volume déclaré par le stagiaire et le tuteur.

– Vérifier la conformité des signatures.

– Valider le stage pour que le volume soit pris en compte.

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Attention : Si les assiduités générées à la suite de la validation du stage sont modifiées , celles-ci deviendront invalides. La création d’un nouveau stage et sa validation seront nécessaires pour obtenir des assiduités valides, les assiduités modifiées devront être supprimées manuellement depuis le menu “Attestations” sous menu “Apprenants”.

Certaines situations peuvent bloquer ce transfert, celles-ci seront listées dans le rapport de synchronisation.

IMPORTANT : chaque correction doit être effectuée dans SWS avant de relancer la synchronisation.

Voici les points de contrôles à réaliser pour chaque cas de figure :

Aucun OF détecté dans le référentiel SWS : informer le support SWS via notre plateforme support.

ERREUR BLOQUANTE. Stagiaire avec un nom différent de plus de 3 lettres, entre SWS et EOS pour le numéro EOS xxx : contrôler l’exactitude du nom et du prénom dans le menu “Référentiel” sous menu “Apprenants” de votre manager et apporter les modifications nécessaires.

Aucune assiduité détectée sur la période : contrôler l’exactitude du nom et du prénom et numéro Région (numéro individu) dans le menu “Référentiel” sous menu “Apprenants” de votre manager et apporter les modifications nécessaires.
Sur SAFIR+ contrôler la date de début de formation et la date de fin de formation.

Stagiaire non détecté sur la période : contrôler l’exactitude du nom et du prénom et numéro Région (numéro individu) dans le menu “Référentiel” sous menu “Apprenants” de votre manager et apporter les modifications nécessaires.

ERREUR BLOQUANTE. Stagiaire détecté en doublon avec le même numéro EOS dans la même instance
SWS : faire une recherche par numéro région dans le menu “Référentiel” sous menu “Apprenants” de votre manager et supprimer le numéro région sur le compte non attendu.

Suite à ces contrôles, veuillez réaliser une nouvelle synchronisation et apporter les modifications nécessaires si des alertes sont indiquées.

Pour toute demande d’accompagnement personnalisé sur la résolution des points listés, veuillez prendre un rendez-vous avec un consultant (Mme METIVET) via la plateforme de réservation Simply Book Me.

Si vous rencontrez un autre message, veuillez en informer le support pour analyse via notre plateforme support disponible depuis le Manager en cliquant sur le bouton "Support".

Les éléments suivants seront nécessaires au traitement de votre demande :
– Date et heure de la dernière synchronisation.
– Dernier rapport de synchronisation.