Descriptif du processus global Centre-Val de Loire

Si vous souhaitez utiliser la solution, vous devez d’abord demander l’ouverture de votre environnement auprès de votre référent Région. Lors de cette demande, communiquez le nom, le prénom et l’adresse e‑mail de la personne qui sera le contact principal pour la solution.

Si la Région accepte votre demande, celle‑ci est transmise aux équipes SoWeSign, qui vous enverront le code d’accès au compte gestionnaire principal. À cette occasion, il vous sera également demandé de vous inscrire à l’une des formations proposées par la Région.

Pour démarrer les émargements, procédez ainsi :

- créez l’action de formation et inscrivez les stagiaires dans EOS (l’outil de gestion de la Région Centre‑Val de Loire) ;

- créez ensuite les mêmes stagiaires et la planification des séances dans l’environnement SWS de l’organisme de formation (OF).

Si vous utilisez une application de planification (Yparéo, Hyperplanning, etc.), il est possible de mettre en place un connecteur entre cette application et SWS. Dans le cas contraire, vous pouvez charger vos données au moyen d’un fichier Google Sheets.

Pour relier les deux systèmes (Région ↔ OF), renseignez le numéro du stagiaire Région dans le champ « N° Région » de l’environnement SWS de l’OF.

Une fois l’ensemble des éléments correctement chargés, vous pouvez commencer les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou au début du mois suivant, après avoir effectué toutes les vérifications nécessaires dans SWS, vous utiliserez la fonction « chargement SWS dans EOS » pour importer les volumes de prestation.

Ce chargement permet :

- à EOS de calculer les heures émargées ;

- à SWS de déposer automatiquement la feuille d’émargement au format PDF dans les pièces jointes du rapport mensuel.

La génération de la feuille et son transfert sont entièrement automatisés après l’import des volumes.