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Le projet a pour objectif de déployer une solution de collecte dématérialisée des émargements pour les stagiaires financés par la Région Auvergne‑Rhône‑Alpes. Cette solution permettra de calculer les volumes de formation réalisés pour chaque stagiaire, d’éviter la ressaisie de ces informations dans l’outil de gestion EOS et de générer directement, pour la Région, des attestations PDF à valeur probante.
Si vous souhaitez utiliser la solution, vous devez demander l’ouverture de votre environnement à votre référent Région. Dans cette demande, indiquez le nom, le prénom et l’adresse e‑mail du contact principal pour la solution.
Si la Région accepte votre demande, elle la transmettra aux équipes Sowesign, qui vous communiqueront le code d’accès du compte gestionnaire principal. La Région recommande fortement de suivre les formations proposées par Sowesign.
Pour commencer les émargements, accédez à la fiche du stagiaire dans EOS et renseignez la « Date d’entrée réelle ». Ensuite, créez les stagiaires et la planification dans l’environnement SWS de l’organisme de formation (OF).
Si vous utilisez une application de planification (Yparéo, Hyperplanning, etc.), il est possible de mettre en place un connecteur entre cette application et SWS afin d’éviter toute ressaisie. Vous pouvez aussi charger vos données via un fichier Google Sheets ou Excel.
Pour faire le lien entre les deux systèmes (Région et OF), renseignez le numéro individu du stagiaire dans le champ « N° Région » de l’environnement SWS de l’OF.
Une fois tous les éléments correctement chargés, vous pouvez démarrer les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou au début du mois suivant, après avoir effectué tous les contrôles nécessaires dans SWS, cliquez sur « Importer les réalisations » dans EOS. Ce chargement permettra de calculer les heures émargées et d’amener SWS à générer les attestations de présence, qui seront mises à disposition de votre organisme et des équipes de la Région.