Description du projet Hauts-De-France

La Région fait face à 5 enjeux majeurs pour ce projet :

1. Dématérialiser les émargements papier sans contrainte de support (ordinateur, tablette, smartphone…)

2. Générer des feuilles de présence automatiquement conformes aux exigences des autorités administratives (RGS*).

3. Simplifier et automatiser le contrôle des émargements.

4. Diminuer la charge administrative concernant le suivi des stagiaires par les organismes de formation mais aussi les agents Région.

5. Fiabiliser les heures stagiaires remontées pour prévenir la fraude aux émargements.

Description du processus Global

Si vous souhaitez utiliser la solution, la demande d’ouverture de votre environnement est à faire auprès de votre référent de la Région. Lors de cette demande, il faudra communiquer le nom, prénom et adresse mail du contact principal pour piloter le déploiement de la solution.

Si votre demande est acceptée, elle sera transmise aux équipes SoWeSign, qui vous communiqueront le code d’accès pour le compte gestionnaire principal.

Ce même compte disposera d’un accès book.sowesign.com, un seul compte pour chaque organisme de formation. Cette plateforme vous permettra de réserver votre participation aux webinaires (formation générique, à l’usage de la solution), mais aussi des rendez-vous avec un consultant. Cette prestation pouvant traiter les points particuliers, évolution de vos process, connecteurs spécifiques, ou autres. Cette prestation AFU (Assistance et Formation des Utilisateurs) étant prise en charge par la Région, pour un volume prédéfini en fonction de votre mode de chargement).

Pour débuter les émargements, il faudra créer l’action de formation, et inscrire des stagiaires dans ARGOS (outil de gestion de la Région Hauts-de-France).

Puis créer les stagiaires et la planification dans l’environnement SWS de l’organisme de formation (OF).

Si vous disposez d’une application de planification (Yparéo, Hyper planning, …) il est possible de mettre en place un connecteur faisant le lien entre cette application et la solution SWS. Dans le cas contraire, vous pourrez charger vos données via l’utilisation d’un fichier EXCEL.

Pour faire le lien entre les deux systèmes (Région – OF), il faut reporter le N° du stagiaire Région, dans la donnée « N° Région » de l’environnement SWS de l’OF.

Lorsque tous les éléments sont correctement chargés, vous pouvez débuter les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou début du mois suivant, après avoir effectué tous les contrôles nécessaires dans SWS, vous pourrez charger des données depuis ARGOS, et importer les volumes de réalisation. Ce chargement permettra à ARGOS de calculer les heures émargées et à SWS de déposer la feuille d’émargement en PDF dans le système d’archivage de la Région. La génération et cette transmission sont entièrement automatisées après l’importation des volumes.