Description du projet Ile-de-France

Si vous souhaitez utiliser la solution, il faut demander l’ouverture de votre environnement auprès de votre référent de la Région. Lors de cette demande, il faudra communiquer le nom, prénom et adresse mail du contact principal pour cette solution.

Si votre demande est acceptée, elle sera transmise aux équipes SoWeSign, qui vous communiqueront le code d’accès pour le compte gestionnaire principal. Au moment de ce retour, il vous sera demandé de vous inscrire aux différents webinaires.

Pour débuter les émargements, il faudra créer l’action de formation, et inscrire des stagiaires dans SAFIR+ (outil de gestion de la Région Ile-de-France.
Puis créer les stagiaires et la planification dans l’environnement SWS de l’organisme de formation (OF).

Si vous disposez d’une application de planification (Yparéo, Hyper planning, …) il est possible de mettre en place un connecteur faisant le lien entre cette application et la solution SWS. Dans le cas contraire, vous pourrez charger vos données via l’utilisation d’un fichier Google sheets ou d’un fichier Excel.

Pour faire le lien entre les deux systèmes (Région – OF), il faut reporter le N° du stagiaire Région, dans le donnée « N° Région » de l’environnement SWS de l’OF.

Lorsque tous les éléments sont correctement chargés, vous pouvez débuter les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou début du mois suivant, après avoir effectué tous les contrôles nécessaires dans SWS, vous pourrez utiliser le « chargement SWS dans SAFIR+”, et importer les volumes de prestation. Ce chargement permettra à SAFIR+ de calculer les heures émargées et à SWS de déposer la feuille d’émargement en PDF dans les pièces jointes du rapport mensuel. Cette génération et cette transmission sont entièrement automatisées après l’importation des volumes.