Description du projet Occitanie

Le projet a pour objectif de déployer une solution de collecte d’émargement dématérialisé pour les stagiaires bénéficiant d’un financement de la Région Occitanie. Cette solution permet de calculer les volumes de formation réalisés pour chaque stagiaire, d’éviter la ressaisie des volumes dans l’outil de gestion régional et de supprimer le dépôt manuel des feuilles d’émargement (PDF Assiduité).

Description du processus global

Pour utiliser la solution, vous devez au préalable demander l’ouverture de votre environnement auprès de votre référent Région. Lors de cette demande, il convient de transmettre le nom, le prénom et l’adresse e‑mail de la personne référente pour la solution.

En cas d’accord, la Région transmet la demande aux équipes Sowesign, qui vous enverront le code d’accès au compte gestionnaire principal. À cette occasion, il vous sera également proposé de vous inscrire à l’une des formations Région.

Pour démarrer les émargements, vous devez créer l’action de formation et inscrire les stagiaires dans SIGMA (l’outil de gestion de la Région Occitanie), puis créer les stagiaires et la planification correspondante dans l’environnement SWS de l’organisme de formation (OF).

Si vous disposez d’une application de planification (Yparéo, Hyperplanning, etc.), il est possible de mettre en place un connecteur entre cette application et la solution SWS. À défaut, vous pouvez charger vos données au moyen d’un tableur, via un fichier Excel préconfiguré ou un fichier Google Sheets.

Pour établir le lien entre les deux systèmes (Région – OF), il est nécessaire de renseigner le numéro du stagiaire Région dans la donnée « N° Région » de l’environnement SWS de l’OF.

Une fois l’ensemble des éléments correctement chargés, vous pouvez démarrer les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou au début du mois suivant, après avoir réalisé les contrôles nécessaires dans SWS, vous pourrez utiliser la fonction « chargement SWS dans SIGMA » afin d’importer les volumes de prestation. Ce chargement permet à SIGMA de calculer les heures émargées et à SWS de déposer automatiquement la feuille d’émargement au format PDF dans les pièces jointes du rapport mensuel. La génération et la transmission de ces éléments sont entièrement automatisées après l’import des volumes.