Fonctionnement de Sowesign

1. Le référentiel : la base de toutes les données

Le référentiel est le menu du logiciel Manager qui contient toutes les informations nécessaires pour gérer la collecte des assiduités (signatures, absences...) :

• Apprenants

• Groupes

• Formateurs

• Tuteurs

• Entreprises

• Séances (cours planifiés) par demi-journée au minimum

• Etc....

Certaines données doivent être présentes dans le référentiel pour que la collecte des assiduités fonctionne correctement.

Comment alimenter le référentiel ?

Deux méthodes sont possibles :

1️⃣ Synchronisation automatique

Si votre établissement utilise un logiciel de gestion de formation (ERP tels Yapéro, SC Form, Axess... outil de planning...), un connecteur peut être mis en place pour envoyer automatiquement les données vers Sowesign.

2️⃣ Import de fichiers

Si vous ne disposez pas d’un système connecté, vous pouvez :

• Remplir des fichiers tableurs préconfigurés (Excel ou Google Sheets), importer ces fichiers dans le Manager, les données seront alors ajoutées au référentiel.

• Saisir vos données manuellement directement depuis le Manager, si vous le volume de données n'est pas trop important (4 ou 5 promotions, groupes, par exemple).

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Les principales données du référentiel

Les apprenants

Les fiches apprenants contiennent plusieurs informations importantes :

• Numéro OPCO : permet de relier la feuille d’émargement au dossier de financement. Certains financeurs exigent ce numéro.

• Numéro Région : uniquement pour les formations financées par une Région utilisant SoWeSign.

• Dates de début et fin de formation, intitulé de la formation :

  • elles apparaissent sur les feuilles d’émargement

  • elles servent au suivi administratif

  • elles permettent aussi la gestion des données (RGPD).

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Les lieux

Les lieux indiquent où se déroule la formation :

• salle

• bâtiment

• extérieur

• campus...

Cette information est importante :

• pour utiliser les tablettes en mode salle

• pour les contrôles des financeurs (qui peuvent demander où a eu lieu la formation).

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Les formateurs

Les formateurs ont un rôle essentiel dans l’émargement :

• ils contresignent chaque séance

• ils attestent de la présence des apprenants

• leur signature est souvent obligatoire pour les financements publics Région, France Travail, OPCO...

Les données associées permettent aussi :

• de calculer les heures de formation

• de justifier la facturation des formateurs externes

• de relier les séances à leur contrat.

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Les animateurs (délégation de signature)

La fonction Animateur permet de déléguer la gestion des signatures à une autre personne.

Par exemple :

• un assistant administratif

• un surveillant

• un délégué de classe

Cette personne peut :

• lancer les signatures

• faire l’appel des apprenants

Mais elle n’apparaît pas sur la feuille de présence finale.

Avantages

• gain de temps pour le formateur

• plus de flexibilité dans l’organisation

• gestion des signatures plus simple.

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Les séances

Les séances correspondent aux cours planifiés.

Chaque séance contient :

• Un libellé

• une date

• une heure de début et de fin

• un formateur

• un ou plusieurs apprenants ou groupes

La durée de la séance est calculée automatiquement à partir des horaires.

⚠️ Une mauvaise planification des séances est la principale cause de problèmes d’émargement.

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Les groupes

Les groupes permettent d’organiser les apprenants, par promotion, par exemple.

Un apprenant peut appartenir à plusieurs groupes, par exemple :

• promotion

• langue choisie

• type de formation (alternance/initiale)

Les groupes servent notamment à :

• filtrer les apprenants.

• organiser les formations.

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Les campus

Les campus servent à regrouper plusieurs lieux de formation, si votre centre est sur différents sites géogrpahiques

Exemple :

Campus Nantes
→ salle 101
→ salle 102
→ salle informatique.

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Les entreprises

Cette information permet de relier un apprenant ou un formateur à son entreprise.

Elle peut être utilisée pour :

• la facturation

• les dossiers administratifs

• certaines attestations

• être associée à une période de stage/alternance.

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Les tuteurs

Les tuteurs sont les personnes responsables de l’apprenant :

• tuteur en entreprise

• tuteur administratif

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Les financeurs

Les financeurs sont les organismes qui paient la formation :

• OPCO

• Région

• France Travail

• entreprise

• autre organisme.

Cette information est surtout utilisée pour la facturation et les justificatifs.

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2. Les tablettes

Les tablettes servent à recueillir les signatures des apprenants et des formateurs pendant les séances.

Selon l’organisation, elles peuvent être utilisées de différentes façons (mode salle, mode mobile, etc.).

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3. La supervision (élément clé)

La supervision quotidienne est essentielle pour éviter les problèmes.

Bonnes pratiques

Chaque matin :

• vérifier que les séances du jour sont bien planifiées dans Sowesign.

Chaque soir :

• vérifier que les séances du lendemain sont correctement programmées.

Pendant la journée :

• vérifier régulièrement que les signatures ont bien été effectuées.

⚠️ Si une séance reste en rouge (sans signature) dans le Manager, cela signifie qu’il faudra faire un rattrapage, ce qui génère du travail supplémentaire.

Un taux de rattrapage supérieur à 5 % indique généralement un problème d’organisation ou de planification.

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4. Les attestations

Les attestations apprenants récapitulent les présences sur une période donnée.

Elles sont souvent demandées par les financeurs (OPCO, Région, etc.).

Avant de les envoyer, il faut vérifier :

• que toutes les séances sont signées

• que les formateurs ont bien contresigné

• que toutes les informations obligatoires sont présentes.

Sinon l’attestation peut être refusée par le financeur.

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5. Les documents

Le menu Documents permet de stocker tous les fichiers liés à :

• un apprenant

• un formateur

• une séance

• une formation

Par exemple :

• feuilles d’émargement

• justificatifs

• attestations

• documents administratifs.

Les documents sont archivés automatiquement lors de la génération des feuilles d’émargement.

Ils peuvent aussi être synchronisés avec votre système interne via l’API SoWeSign.

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6. Justification des absences

Il est possible de justifier une absence directement dans SoWeSign.

Cependant, lorsque l’établissement utilise un ERP ou un logiciel de gestion de formation, il est préférable de gérer les absences dans ce logiciel, car elles peuvent avoir un impact sur :

• la facturation

• les alertes aux apprenants

• les relations avec l’entreprise ou les tuteurs.

👉 SoWeSign reste avant tout un outil d’émargement et de signature numérique, pas un logiciel complet de gestion de formation.

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7. Types de documents et motifs

Le système permet de définir :

Types de documents

Par exemple :

• factures

• conventions

• justificatifs

• pièces administratives.

Motifs de rattrapage de signature

Exemples :

• oubli de signature

• problème matériel

• signature incorrecte.

Motifs de justification d’absence

Ces motifs peuvent être liés aux exigences des financeurs.

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✅ À retenir :

Le bon fonctionnement de SoWeSign repose sur trois éléments essentiels :

1️⃣ un référentiel bien rempli
2️⃣ une planification correcte des séances
3️⃣ une supervision quotidienne des signatures