La gestion des entrées et sorties permanentes des apprenants

Si vous travaillez avec un fichier Excel :

- le plus simple est de créer, dans Excel, un sous-groupe contenant uniquement les apprenant·es concerné·es par ces séances particulières ;

- vous associez ensuite ce sous-groupe uniquement aux séances correspondantes dans Sowesign.

Si vous utilisez un fichier Google Sheets :

- il est nécessaire de créer un fichier dédié à ce sous-groupe, qui ne contiendra que les apprenant·es attendu·es à ces séances spécifiques.

Dans tous les cas, pour des séances avec entrées et sorties permanentes ou des listes de participant·es variables, vous pouvez aussi créer directement les séances dans le Manager, en y associant manuellement uniquement les apprenant·es attendu·es.

Il existe deux contextes pour définir les entrées et sorties permanentes d’apprenants dans un cycle de formation :

Contexte 1

Parcours de formation pour lesquels les entrées ou les sorties de périodes de formation interviennent indifféremment au long de l’année civile sans dates prédéfinies au préalable.

Contexte 2

Parcours de formation dont les dates d’entrée sorties sont définies, mais selon le positionnement et les objectifs de l’apprenant, celui-ci pourra suivre certaines séances et être dispensé d’autres séances.

Pour ces deux contextes, la liste définitive des apprenants prévus pour les séances ne sera pas nécessairement connue au moment de la saisie des données, ou pourra être modifiée après la saisie.

Fonction

Mettre à jour des listes d’apprenants attendus pour une séance après la synchronisation dans Manager.

Cette partie vous explique

Comment ajouter ou retirer manuellement des apprenants dans une séance synchronisée dans Manager.

1/ Gestion des entrées/sorties d’apprenants

Quel que soit le mode de saisie de vos données, il faudra avoir connaissance de la liste complète des apprenants attendus pour la séance concernée avant le début des séances.

A noter que si toutefois vous n’avez pas la liste complète des apprenants, il est possible d’ajouter à postériori (une fois le cours passé) un apprenant à la séance puis le faire signer en rattrapage (depuis le menu > Supervision).

Toute modification des séances du jour doit être effectuée manuellement depuis Manager SWS, dans le menu “Référentiel”, puis dans le sous-menu “Séances”. Il sera nécessaire de mettre à jour la liste des apprenants en fonction de leur présence prévue ou non lors de certaines séances.

2/ Une liste des apprenants est associée la séance

Dans Manager > Référentiel > Séances

Sélectionner la séance concernée. Cliquez sur le petit crayon (souligné en rouge) :

Si vous souhaitez ajouter des apprenants sélectionnez les apprenants dans le bloc de gauche puis cliquez sur la flèche de droite pour les ajouter à la séance.
Si vous souhaitez supprimer des apprenants, les sélectionner dans le bloc de droite (apprenants attendus à la séance) et cliquez sur la flèche de gauche pour les supprimer de la séance.
Puis cliquez en bas à droite sur le bouton > Valider :

3/ Un groupe est associé pour la séance concernée

Dans le cas où un groupe est associé à la séance.

Sous Groupe > cliquez sur le signe – pour supprimer l’association de la séance au groupe :

Puis cliquez sur l’icône en forme de crayon (surligné en rouge) qui se trouve à droite du terme “apprenants”.
Une nouvelle fenêtre s’ouvrira.
Dans cette fenêtre :
Ajoutez les apprenants que vous souhaitez inclure dans cette séance.
Sélectionnez-les dans la liste affichée.
Une fois sélectionnés, cliquez sur la flèche de droite pour les associer à cette séance.
Cela permet de valider et d’ajouter les apprenants attendus à cette session.

Puis cliquez en bas à droite sur le bouton en bas à droite > Valider.