La gestion et le stockage de vos documents

Sowesign est une application SaaS (Software as a Service), accessible en ligne depuis un navigateur, sans installation sur votre ordinateur.
Vos données et documents sont stockés de manière sécurisée sur des serveurs distants (« cloud »), ce qui permet un accès centralisé, une sauvegarde automatique et une synchronisation depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Tous les documents générés, comme les attestations ou les justificatifs d’absence, sont disponibles dans le menu « Documents ».

Le menu « Documents » correspond à une GED (Gestion Électronique de Documents).

Il s’agit d’un module du logiciel qui permet de :

• 📥 Enregistrer des documents numériques (importés ou générés automatiquement),

• 🗂 Les classer et les organiser,

• 🔎 Les retrouver facilement grâce à la grille de filtrage.

Tous les documents générés ou ajoutés sont stockés automatiquement  par exemple :
des attestations, des justificatifs d’absence, etc.

Les documents sont automatiquement classés selon leur catégorie (Apprenants, Formateurs, Groupes, Séances…)

La gestion des dossiers permet d’ajouter des documents au format PDF mais également de consulter ceux déjà en ligne et de les télécharger si nécessaire. Il suffit de cliquer sur la ligne d’un apprenant, par exemple, 

Lorsque des émargements ou des audits sont générés, alors ils sont automatiquement insérés dans le menu “Documents” et associés au type (Apprenants, Formateurs, Séances…).

Si vous souhaitez ajouter des documents pour un apprenant, formateur…. après avoir pointer le fichier sur votre poste à ajouter, il est possible d’ajouter un type et un sous-type, vous pourrez ensuite les filtrer facilement grâce à ces critères.

Chaque type de document possède des sous-types : Justificatif d’absence, justificatif d’arrêt maladie, etc. Le choix d’un type de document affiche la liste déroulante des sous-types.