La saisie de vos données depuis un fichier Excel préconfiguré téléchargeable depuis le menu "Référentiel" du  Manager

 

Le fichier Excel version 3.0

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Définition des formats à utiliser pour les dates, durées et nombres…
En vert ci-dessous : les données au minimum obligatoires ou fortement recommandées.

Civilité	Peut contenir uniquement les valeurs “Madame” ou “Monsieur”. Cette information n’est pas obligatoire.
E-mail	Nécessite une syntaxe d’e-mail valide, contenant au moins un “@” et une extension en “.fr”,”.com”, par exemple. Information obligatoire pour utiliser les applications “Trainer” et “Student”.
Dates	Chaîne au format JJ-MM-YYYY ou JJ/MM/YYYY soit 31-12-2017 ou 31/12/2017 pour le 31 décembre 2017.
Heure début et fin	Horaire de début et de fin de séance au format HH:MM, exemple 10:30 pour 10 heures 30 et 09:00 pour 9 heures : Les “0” en début et fin d’horaire sont obligatoires.
Durée	Cette colonne n’est à remplir que si le financeur demande de soustraire le temps de pause de la séance. Durée facturable de la séance qui sera prise en compte dans les attestations de présence. La donnée doit être saisie en minutes, exemple : pour “2h30” saisir “150”. Dans le cas où le champ est vide, le calcul sera fait automatiquement à partir de l’heure de début et de l’heure de fin de la séance après l’import dans Manager.
Ouverture, fermeture	Ouverture : délai en minutes avant le début de la séance où la signature est autorisée. Fermeture : délai en minutes après le début de la séance qui peut permettre de passer automatiquement les apprenants sans assiduité signalée par le formateur, en absents. Par défaut 15 min. sont appliquées.
Numéros de téléphone	Idéalement au format international +33183625279 (sans espaces) pour joindre les apprenants absents, par exemple, par SMS, mais sert principalement à l’affichage pour les gestionnaires et dans ce cas, peu importe le format.
Assiduité	Cette colonne peut contenir les valeurs “requise”, “optionnelle” ou rester vide. Lorsque la valeur est “optionnelle”, les apprenants n’ayant pas signé pour la séance ne seront pas marqués absents. Si la colonne n’est pas remplie l’assiduité est par défaut “requise”.
Modalité	Permet de préciser si la séance de cours est : “En présentiel”, “A distance” ou “Mixte”.
Contexte	Permet de préciser si la séance de cours se déroule : “En centre”, “En entreprise” ou en “Auto-Formation”.
Type	Par défaut en l’absence de valeur, cette dernière sera assignée à Standard. Liste de valeurs possibles : Standard/En entreprise/Travaux Dirigés/Travaux Pratiques/Devoir Surveillé/FOAD/Formation en ligne/Par Internet/Stage/Conférence/Réunion/Séminaire/Modification des participants/Travaux en Autonomie/Reçu/Document à signer/Questionnaire/Evaluation/Type1… à Type8.
Région	Région associée à l’apprenant dans le cadre de sa formation. Si la colonne n’est pas renseignée le type de région utilisé lors des différents traitements sera celui défini au sein du paramétrage Général de votre environnement. Liste de valeurs possibles : Pays de la Loire/Occitanie/Provence Alpes Côte d’Azur/Hauts de France/Ile de France/Auvergne Rhône Alpes/Bourgogne Franche Comté/Bretagne/Centre Val de Loire/Corse/Grand Est/Normandie/Nouvelle Aquitaine/Réunion/Martinique/Guadeloupe/Guyane/Mayotte

 

Logique des liens entre les éléments définis dans les différents onglets

Référence	Cette colonne contient une référence unique pour chaque ligne du fichier, permettant d’enregistrer, par exemple, des informations telles que le nom, prénom et e-mail d’un apprenant ou formateur sous cette référence. Chaque ligne du tableau doit avoir une référence différente, par exemple, “CAP_COIF_ANN1_2023_24” pour un groupe/promotion CAP métiers de la coiffure, année 1, 2023-2024. Lorsqu’un fichier Excel est rechargé dans le Manager après des modifications, le champ de référence est utilisé pour mettre à jour les informations correspondantes. Si la référence reste la même, les données existantes seront mises à jour. Si la référence a été modifiée, une nouvelle entrée sera automatiquement créée dans le Manager après l’import.
Champ obligatoire	Cette colonne est obligatoire et doit contenir une information. Ex. dans le colonne “Nom” doit figurer le nom d’un apprenant ou formateur.
Référence externe	La “référence externe” correspond au nom unique attribué à chaque groupe d’informations dans une base de données. Elle aide le gestionnaire à identifier chaque ensemble de données, simplifiant ainsi son intégration correcte dans la base. Par exemple, la référence d’un groupe (promotion) peut ensuite être utilisée pour être associée à un apprenant, établissant ainsi un lien entre l’apprenant et sa promotion.

Pour créer une séance d’émargement, certains liens sont obligatoires :

Une séance de cours nécessite au minimum d’être liée à la référence du lieu (obligatoire pour certains financeurs, Région, OPCO…) et à un groupe/promotion (on indique la référence). Un groupe doit être lié à des étudiants (onglet « Apprenants »).

Il est nécessaire d’y associer la référence du formateur également. Une séance ne pourra donc donner lieu à des émargements que si tous ces liens sont effectués.

La plupart des colonnes bleues ne sont pas obligatoires, elle servent à apporter des informations complémentaires mais n’empêchent pas le bon déroulement de l’importation. L’e-mail est nécessaire pour pouvoir utiliser les applications d’émargements (Trainer pour les formateurs et Student pour les apprenants).

 

Alimentation des onglets obligatoires pour importer les premières séances d’émargement

À noter : certaines colonnes ont été masquées dans les captures écrans pour davantage de clarté concernant les explications.
Pour ouvrir une séance d’émargement, voici les 5 onglets que vous devez impérativement compléter :

• Lieux – (salles, bâtiments où se déroulent la formation, sites de réalisation). Certains financeurs imposent que le lieu de formation soit indiqué.
• Groupes – Liste de vos promotions, classes
• Formateurs – Liste des formateurs
• Apprenants – Liste des apprenants
• Séances – Planning des séances (formations)

 

Onglet : “Lieux”
Les colonnes marquées d’un astérisque (*) sont requises. Les autres optionnelles.

Référence* : Indiquez ici une référence unique pour ce lieu qui ne sera utilisée nulle part ailleurs. Ex : SL_Rodin = référence pour la salle Rodin.

Nom* : Indiquez ici le nom de l’endroit où sera dispensée la formation. Ex : Salle Rodin.

 

Onglet “Groupes”

Référence* : Indiquez ici une référence unique du groupe, de la promotion. Ex. CAP_COIFF_AN1_22_23 pour CAP métiers de la coiffure année 1 2022/23. Cette référence vous servira à associer chaque apprenant à sa promotion/groupe dans l’onglet apprenant.

Nom*: Nom de la formation, promotion. (Si la promotion est scindée pour certains enseignements on peut ici créer le libellé du sous-groupe et sa référence unique.)

 

Onglet “Formateurs”

Référence* : Indiquez ici une référence unique qui ne sera utilisée nulle part ailleurs. Ex : FOR-001. ou on peut utiliser l’adresse e-mail de chaque formateur comme référence (l’e-mail étant unique par utilisateur).

Nom*, Prénom* : obligatoires.

E-mail : Informations nécessaires pour la récupération des codes d’identification et demandes de signature par e-mail.

 

Onglet “Apprenants”

Référence* : Indiquez ici une référence unique qui ne sera utilisée nulle part ailleurs. Ex : ETU-001 ou on peut utiliser l’adresse e-mail de chaque apprenant comme référence (l’e-mail étant unique par utilisateur).

Nom*, Prénom* : obligatoires.

E-mail : Informations nécessaires pour la récupération des codes d’identification et demandes de signature par e-mail.

Région, Numéro de Région : Si une formation est financée par une Région, il est nécessaire d’indiquer son nom et le numéro d’identification Région du stagiaire.
D’autres colonnes pour les financeurs (OPCO, Pôle emploi, etc.) sont disponibles, si vous avez l’obligation de les faire figurer sur les attestations. Voir ci-dessous :

N° OPCO : Vous pouvez indiquer ici le numéro OPCO associé à cet apprenant, si sa formation est financée par cet organisme.

N° de dossier : Vous pouvez indiquer ici un numéro de dossier associé à cet apprenant en interne dans votre établissement.

N° pôle emploi : Vous pouvez indiquer ici le numéro Pôle emploi associé à cet apprenant.

Formation : Indiquez ici l’intitulé de la formation. Ex : Commerce international

Diplôme : Indiquez ici le niveau de formation. Ex : Licence / Bac +3

Date de début de formation : Indiquez la date à laquelle la formation a commencé ou commencera. Cette information n’est utilisée que pour apparaitre sur les attestations d’assiduité finales.

Date de fin de formation : Indiquez la date à laquelle la formation doit se terminer ou s’est terminée. Cette information n’est utilisée que pour apparaitre sur les attestations d’assiduité finales.

Référence groupe 1* : Liez l’apprenant à sa promotion (groupe), en entrant la référence (un apprenant peut être également être lié à un sous-groupe si la classe est scindée pour certains enseignements). Cette liaison permet de gagner beaucoup de temps à l’inscription des apprenants aux séances, elle est donc particulièrement importante.

Pour lier un étudiant à un groupe, vous devez saisir la référence créée de la colonne rouge “Référence” de l’onglet “Groupes” dans la colonne verte “Référence groupe 1” de l’onglet “Apprenants”.

Les séances : l’onglet “Séances”

À noter : une séance d’une journée avec un même formateur doit être découpée au minimum en une séance du matin et après-midi.

Référence* : Indiquez ici une référence unique par séance qui ne sera utilisée nulle part ailleurs. Ex : CRS-001. Vous pouvez aussi appliquer une formule > =CONCATENER(B3;”_”;E3;”_”;F3;”_”;G3;”_”;Q3) dans la première cellule “Référence” afin d’automatiser la saisie (méthode recommandée) :

Libellé* : Indiquez ici le titre de la séance, il doit être parlant puisque c’est celui qui apparaitra sur l’attestation d’assiduité finale.

Date* : Indiquez ici la date à laquelle aura lieu la séance. Pou rappel : Chaîne au format JJ-MM-YYYY ou JJ/MM/YYYY.

Heure de début* : Indiquez ici l’heure de début de la séance.

Heure de fin* : Indiquez ici l’heure de fin de la séance.

Durée : Dans le cas où le champ est vide, le calcul sera fait automatiquement à partir de l’heure de début et de l’heure de fin de la séance dans Manager.
Cette colonne est à remplir si le financeur demande de soustraire le temps de pause de la séance.
Durée facturable de la séance qui sera prise en compte dans les attestations de présence. La donnée doit être saisie en minutes, exemple : pour “2h30” saisir “150”.

Ouverture : Délai en minutes avant le début de la séance où la signature est autorisée.

Fermeture : Délai en minutes après le début de la séance qui peut permettre de passer automatiquement les apprenants sans assiduité signalée par le formateur, en absents. Par défaut 15 min. sont appliquées.

Modalité, contexte : voir explications dans le tableau au début du cours.

Type (précisions) :

• Standard (par défaut) ==> Formation en centre en présence d’un formateur
• FOAD ==> Apprentissage individuel avec un formateur distant et accès à des informations informatisées (Formation Ouverte et À Distance)
• E-learning ==> Plateforme Internet pour l’apprentissage autonome
• Conférence ==> Discours thématique réalisé par un orateur face à du public
• Séminaire => Groupe de travail d’étudiants, sous la direction d’un enseignant ou d’un surveillant.
• Réunion => Rassemblement de personnes de même type : apprenants, formateurs
• Travaux dirigés ==> Séance d’application en salle de formation au centre
• Travaux pratiques ==> Séance d’application technique ou en atelier au centre
• Travaux en autonomie ==> Séance de travail sans la présence de formateur ou de tuteur. Le gestionnaire doit alors valider la présence
• Devoir surveillé ==> Séance de travail avec un rendu avec une personne validant la présence (Examen).

Signature requise : Par défaut la signature est requise. Si vous indiquez “optionnelle” dans la colonne, alors les étudiants n’ayant pas signé pour cette séance resteront sans assiduité. Dans ce cas, la séance n’apparaitra pas sur les attestation de présence de cet apprenant.

Référence groupe 1* : Indiquez ici la référence unique créée (dans l’onglet “Groupe”) permettant d’associer l’apprenant à sa promotion/groupe. À noter, un apprenant peut être lié (appartenir) à plusieurs groupes 1, 2, 3, 4 jusqu’à 8 groupes au maximum.

Référence formateur 1* : Indiquez ici la référence unique créée (dans l’onglet “Formateurs”) permettant d’associer la séance au formateur. Il est possible d’associer plusieurs formateurs 2, 3, 4 à une même séance, jusqu’à 5 formateurs.

 

Au besoin, compléter les informations dans les autres onglets

Les campus : l’onglet “Campus”

Vous pouvez ajouter les différents campus sur lesquels seront dispensées les formations. Ex : Un centre de formation dispense des formations sur Nantes et Brest, il y aura le campus de Nantes et le campus de Brest.

Les sessions : l’onglet “Sessions”

Les sessions sont des regroupement de séances, elle permettent de réunir l’ensemble des séances d’une même session de formation. Ex : Une formation sur les nouvelles technologie qui a lieu sur 2 jours sera une session composée de 4 demi-journées de formation et donc 4 séances.

Nom : Indiquez ici le libellé de la session qui sera dispensée.

Description : Donnez un peu plus d’indication sur le contexte de cette session.

Les entreprises : l’onglet “Entreprises”

Les entreprises permettent d’associer des étudiants en alternance à leurs entreprises d’accueil ou bien des intervenants à l’entreprise à laquelle ils appartiennent initialement.

L’onglet “Tuteurs”

Tuteurs : Vous permet d’associer un tuteur à un apprenant qui effectue de l’alternance en entreprise et ou des périodes de stage en entreprise.

L’onglet “Stages”

Stages : Cet onglet vous permet de saisir les périodes d’alternance ou de stage en entreprise pour chaque apprenant, pour permettre la collecte des assiduités pendant ces périodes. Un cours est dédié à ce sujet :
Cliquez ICI

Chargement de la feuille Excel avec vos données saisies dans l’interface référentiel du gestionnaire

Une fois votre fichier Excel complété, vous pouvez procéder à l’importation dans le référentiel. Pour ça, rendez vous dans l’onglet “Référentiel” de l’interface puis dans le sous-menu “Importation Excel”.

Cliquez sur “Importer..” et choisissez le fichier que vous venez de remplir. Cliquez sur le bouton “Ouvrir”

Une vérification de la conformité des données est réalisée automatiquement. Les points d’attention sont mis en avant avec une explication afin de corriger si nécessaire.
Les éventuelles erreurs seront identifiées et accompagnées d’explications pour vous guider dans la correction ou leur ajout. Si nécessaire, effectuez les corrections directement dans le fichier Excel puis réimportez-le.

Si aucune erreur ou oubli n’est détecté, l’importation dans le Manager s’effectuera. Des écrans de suivi des imports seront alors affichés.

Points de vigilance importants

Le fichier Excel est limité en nombre de données liées, il est possible de dépasser ces limites en passant directement par le référentiel. Ex : un apprenant ne peut pas appartenir à plus de 8 groupes car le fichier Excel ne le permet pas, cependant, il est possible de l’assigner à un nouveau groupe via le référentiel.

Il est également essentiel d’être vigilant, surtout si des imports de données ont déjà été effectués dans le Manager, et particulièrement si des apprenants sont déjà associés à des groupes. Si vous avez l’intention de ré-importer des données via le fichier Excel dans les situations suivantes :

Importer des groupes sans importer les apprenants.
Importer des apprenants sans importer les groupes.
Importer des apprenants liés à un groupe présent dans le référentiel mais pas dans le fichier Excel initial.

Dans chacun de ces cas, il est impératif de noter que TOUS LES LIENS EXISTANTS SERONT SUPPRIMÉS. Pour éviter toute perte de liens, il est fortement recommandé de procéder à la réimportation systématique de TOUS les apprenants ET TOUS les groupes. Cela permet de garantir le maintien de l’intégrité des liens entre les apprenants et les groupes, évitant ainsi toute désynchronisation entre le fichier Excel et le référentiel dans Manager, et assurant une gestion correcte et cohérente des données.

 

Travaux pratiques

Vous allez procéder à votre premier import en suivant les différentes étapes décrites sur les pages précédentes.

Une fois l’import effectué, des points de contrôle devront être réalisés au niveau du référentiel dans l’interface de gestion :

• Vérifiez que quelques nouvelles données ont bien été importées dans le menu “Référentiel”. Ex : un apprenant, une séance, un groupe.