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Ce modèle est conçu pour des formations longues avec des séances récurrentes réparties sur plusieurs semaines. Chaque promotion nécessite un fichier Google Sheets distinct. Par exemple, pour 10 classes, vous devrez remplir 10 fichiers Google Sheets.
Mise à disposition du fichier
Vous pouvez récupérer votre clé API depuis le menu Paramétrage > Général.
Vous pouvez accéder au fichier à l’URL suivante :
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1f0IGk8xB5HLDoKxHTcVmFnHHEM8jsgB3b0K5zt6Facg/edit?usp=sharing
La toute première chose à faire et de « Créer une copie » sur votre drive dans le menu Fichier de Google Sheets (afin de pouvoir la modifier, le partage étant en lecture seule). Vérifiez bien que vous choisissez le dossier “Mon drive” pour effectuer la copie.
Règles importantes à suivre concernant le fichier Google Sheets :
- Planification dans le futur uniquement : Vous ne pouvez planifier que des séances à venir.
- Synchronisation des données : Toutes les données saisies dans le fichier sont envoyées et enregistrées dans le Manager lors de la synchronisation.
- Modifications dans le Manager :
- Si vous modifiez une information (par exemple, l’e-mail d’un apprenant ou d’un formateur) directement dans le Manager, cette modification ne sera pas automatiquement mise à jour dans le fichier Google Sheets. Lors de la prochaine synchronisation, les données du fichier Google Sheets (non mises à jour) remplaceront celles du Manager.
- Donc penser dans ce cas à effectuer en premier la modification de l’e-mail dans le Manager, puis la reporter tout de suite dans votre fichier Google sheets.
Onglet “général”
La feuille principale vous permet de remplir les informations génériques liées à vos formations. Veillez à ne remplir que les cases en blanc. Des aides contextuelles vous précisent le contexte de chaque case à remplir (le petit triangle noir en haut à droite des case)
Lors du passage à l’heure d’été/d’hiver pensez à bien renseigner le fuseau horaire dédié dans la liste.
ATTENTION : la référence de la formation (second champ blanc) doit ABSOLUMENT ÊTRE UNIQUE, au risque de collisions et de perte d’informations après intégration.
Conseil : ajouter la date de début et fin de formation au libellé : BTS MARKETING-2024-2025-ann-1
Précisions sur les options contexte et modalité :
Les options sélectionnées pour le Contexte (En centre, En entreprise ou En autonomie) et les Modalités (En local, À distance ou En hybride) sont automatiquement appliquées aux onglets Planning Semaine ou Planning Date pour chaque séance programmée.
Si aucune option n’est choisie dans ces onglets, laissant le champ en blanc (sans sélection), par défaut, les options En Centre (pour le Contexte) et En Local (pour la Modalité) seront appliquées à toutes les séances programmées dans le Manager au moment de la synchronisation.
Si l’une de ces options doit être modifiée pour une séance spécifique, cette modification doit être indiquée dans l’onglet Planning Semaine ou Date.
A noter qu’il sera toujours possible de modifier ces deux options dans Manager dans le menu > Référentiel (une fois les données synchronisées) sous menu > Séances, où l’on trouve à nouveau ces deux options avec la possibilité de les modifier.
Onglet “apprenants”
Accédez à la seconde feuille « Apprenants »
Veuillez remplir les informations liées aux participants de la promotion, seuls les noms, prénoms, e-mails, dates d’entrée et de sortie sont obligatoires.
Les dates d’entrée et de sortie définissent le début et la fin de la formation de l’apprenant. Une colonne “date d’abandon” permet de spécifier à partir de quand l’apprenant ne sera plus attendu aux séances prévues, il sera donc retiré de la liste des apprenants attendus à partir de cette date.
Deux groupes seront automatiquement créés dans le Manager :
GRPACT+NOM DU GROUPE : liste mise à jour des apprenants.
GRPALL+NOM DU GROUPE : liste complète de tous les apprenants initialement inscrits.
Ces deux groupes peuvent être utilisés pour filtrer les apprenants dans différents menus :
Dans le menu “Supervision” > “Apprenants” : vous pouvez vérifier les assiduités de tous les apprenants d’un groupe.
Dans le menu “Attestations” > “Apprenants” : en filtrant par groupe, vous pouvez vérifier les attestations des apprenants.
L’onglet formateurs
Il permet saisir les informations des formateurs chargés d’animer les formations.
Les onglets planning semaine & planning date
Les deux dernières feuilles vous permettent de remplir les informations relatives aux séances (planning de cours). Vous ne pouvez y déclarer en tout que 50 séances MAXIMUM.
> Une journée de cours ou de formation animée par le même formateur doit être divisée en deux demi-journées.
Dans la feuille « Planning Semaine », les séances sont renseignées en fonction du numéro de la semaine. La première colonne, qui indique ce numéro, est la donnée à modifier pour dupliquer les séances des semaines suivantes rapidement au besoin.
Le chiffre entre parenthèses (par exemple, 30) représente la durée, en minutes, qui sera enregistrée (comptabilisée) pour la séance.
Cas d’utilisation :
- Personnalisation du temps comptabilisé : Vous pouvez utiliser cette option pour soustraire, par exemple, le temps de pause du temps de face-à-face, si cela est demandé par le financeur.
- Par défaut : Si aucun chiffre n’est indiqué, la durée de la séance sera calculée automatiquement en fonction de sa planification directement après la synchronisation (import) de vos données dans le Manager.
Dans la feuille « Planning Date », les séances sont renseignées par date.
Attention ! Un seul de ces deux onglets, soit Planning semaine ou Planning date, doit être renseigné lorsque vous lancez la synchronisation au risque d’écraser vos données.
Vous pouvez utiliser la colonne “Durée” pour soustraire, par exemple, le temps de pause du temps de face-à-face, si cela est demandé par le financeur. Ce calcul doit être indiqué en minutes (ex. 1 cours de 1 heure avec 10 min de pause, = 50).
Si aucun chiffre n’est indiqué, la durée de la séance sera calculée automatiquement en fonction de sa planification directement après la synchronisation (import) de vos données dans le Manager.
Si la colonne « formateur » est laissée vide, alors l’ensemble des formateurs inscrits sur la feuille seront inscrits pour la séance, sinon, seul celui indiqué le sera. Dans les autres cas, ne rien indiquer le calcul est
Ne remplissez les libellés, lieu et type de séances que s’ils comportent des informations spécifiques : différentes de celles remplies dans l’onglet « général ».
Dans chacune de ces feuilles vous pouvez ajouter une durée facturable.
Contrôle de Saisie et synchronisation des données
Une fois les différents onglets complétés, vous devez en premier choisir le menu “Contrôle de saisie” qui va analyser les informations entrées dans les différents onglets, puis cliquez sur « Synchronisation » dans l’onglet « Sowesign ».
Votre autorisation peut être nécessaire afin de faire fonctionner les fichiers google sheets. Cela ne sera demandé qu’une seule fois par fichier Google sheets.
Cliquez alors sur paramètres avancés > Accéder à intégration PROMO SWS puis autoriser.
Nous n’utiliserons pas d’autres données que celles nécessaires à l’intégration. Si vous souhaitez toute fois désactiver cette autorisation après votre importation. Rendez-vous sur https://myaccount.google.com/permissions puis supprimez l’accès dans les applications tierces ayant accès à votre compte.
Si des erreurs se présentent, vous les retrouverez ainsi que leurs explications dans les colonnes de droite.
Le contrôle des séances dans le Manager
Une fois l’intégration terminée sans erreur, vous pouvez contrôler le résultat dans le Manager « Sowesign » : rendez-vous sur app.sowesign.com avec votre code de gestionnaire à 16 chiffres. (Demandez vos identifiants si vous ne les avez pas).
Rendez-vous dans le menu Référentiel > Séances puis indiquez la date correspondante.
Identifiez les séances de votre promotion, cliquez sur la ligne correspondante puis vérifiez les éléments suivants :
