Le rattrapage de signature par e-mail et le suivi

L'e-mail reçu par les apprenants inclut : 

L’e-mail inclut :

• Un rappel des conséquences d’un refus ou d’une absence de signature.
• Des indications sur les bonnes pratiques à suivre pour signer correctement.

Détails pratiques :

• Les signataires peuvent utiliser leur smartphone, tablette ou un PC (avec souris ou trackpad) pour signer en ligne.
• Le lien de signature reste valide pendant 7 à 15 jours.
• Attention : sur certains smartphones en mode sombre, l’affichage des écrans de signature peut être altéré.

Accès au rattrapage :
Vous pouvez lancer un rattrapage par e-mail à partir de n’importe quel écran de suivi, comme :

• Suivi des séances.
• Suivi des sessions.
• Contrôle des signatures.
• Attestations.

Pour cela, cliquez sur la ligne correspondante à la session ou séance concernée.

Vous pouvez alors sélectionner “Rattrapage par e-mail” qui vous ouvrira la fenêtre de demande de rattrapage par e-mail :

Il est nécessaire de choisir un motif de rattrapage pour envoyer une demande par e-mail, ce motif peut être prédéfini auquel cas vous pouvez le sélectionner directement dans la liste déroulante.

Si le motif que vous souhaitez mentionner pour ce rattrapage n’existe pas, vous pouvez alors en ajouter. Dans le menu Paramétrage > Documents > Motifs puis cliquez sur “+” et saisissez votre motif de rattrapage. Vous pourrez alors le sélectionner dans les listes déroulantes de rattrapage ultérieurement (dans le manager et sur la tablette).

Le lien envoyé par e-mail à l’apprenant expire selon la période choisie lors de l’envoi (7 ou 15 jours).

Les e-mails sont envoyés depuis une adresse « @sowesign.com » pour des raisons techniques. En revanche, l’adresse e-mail globale que vous avez configurée lors de la création de votre environnement est utilisée comme adresse de réponse. Cela vous permet de recevoir les messages de non-distribution, les captchas de sécurité et autres notifications.

Les rattrapages arrivés à expiration doivent être régularisés en priorité, car une séance non signée est une séance potentiellement non financée.

 

Signature par e-mail

Vous pouvez consulter l’ensemble des demandes de signature et leurs retours depuis le menu Manager > Supervision > Signatures par e-mail. Une fois dans ce menu, trois onglets sont disponibles : Demande de signature par e-mail, Rattrapage par e-mail et Rattrapage en face à face. Ils vous permettent de suivre toutes les demandes de rattrapage, qu’elles aient été faites pendant la séance ou en dehors des heures programmées. Vous pouvez également y voir la liste des demandes de signatures en face à face, afin de convoquer les apprenants au bureau pour qu’ils signent directement depuis le Manager.

Une grille de filtrage vous permet de restreindre l’affichage par plage de dates, groupe (promotion), statut, ainsi que par assiduité des formateurs et/ou des apprenants.

 

Demande de signature par e-mail

 

Rattrapage par e-mail

 

Rattrapage en face à face
Le rattrapage en face à face permet de demander à un apprenant de venir signer directement depuis le Manager, par exemple dans votre bureau.

Fonctionnement :

Dès que des demandes en face à face ont été effectuées, cet onglet vous permet de suivre les signatures manquantes et de les finaliser directement avec les apprenants.
Vous pouvez sélectionner les apprenants concernés pour un rattrapage en face à face.
La liste des apprenants en attente de signature est mémorisée dans l’onglet > Rattrapage en face à face.

 

À noter : les rattrapages par e-mail peuvent également être demandés par des formateurs via leur smartphone, ils seront également ajoutés à la liste des rattrapages à traiter s’ils n’ont pas été régularisés.

Les demandes de rattrapage par e-mail disparaissent de la liste au bout de 90 jours après la date d’expiration de cette demande.

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Dans le suivi des séances ou bien le suivi des sessions dans le détail d’une séance, il est possible d’effectuer des rattrapages de masse (tablette oubliée pour une séance complète, oubli de signature général, etc.) :

Le bouton “rattrapages par e-mail” permet d’effectuer des rattrapages en lot, il affiche la liste des apprenants inscrits à la séance. Les personnes absentes sont sélectionnées par défaut, vous pouvez alors cocher/décocher les cases pour faire rattraper les apprenants sélectionnés.

/!\ Attention : lorsque vous effectuez une demande de rattrapage en lot, c’est l’e-mail renseigné dans le référentiel qui sera utilisé pour chacun des participants.