Les bonnes pratiques du responsable de facturation avant la génération des attestations

Dans le cadre de vos fonctions, vous êtes responsable de la génération des attestations d’assiduité. Vous trouverez ci-dessous le détail de leur fonctionnement ainsi que leurs particularités.

Il existe quatre types d’attestations :

- les attestations apprenants,
- les attestations formateurs,
- les attestations séances,
- les attestations sessions.

Lorsque vous générez une attestation apprenant, vous devez systématiquement effectuer un dernier contrôle visuel, en complément de ceux déjà réalisés en amont par le responsable de la formation.

Chaque signature de chaque apprenant doit être contre-signée par un formateur ou un gestionnaire avant la génération de l’attestation : c’est cette contre-signature qui constitue la preuve légale de la présence ou de l’absence de l’apprenant en formation.

Si vous rencontrez l’une des situations suivantes, appliquez les bonnes pratiques ci-dessous (elles ont normalement déjà été mises en œuvre par le responsable de la scolarité) :

1. Le formateur était présent mais n’a pas été déclaré pour la séance
(la séance a été créée sans formateur)
- Retournez dans le menu > Référentiel, ouvrez la séance concernée,
- Ajoutez le formateur,
- Puis faites-le signer en utilisant le rattrapage depuis le menu > Supervision > Séances

2. Le formateur prévu n’a pas signé la séance
- Il doit signer en rattrapage, via le menu > Supervision > Séances.

3. Le formateur n’a pas pu signer et ne pourra pas signer
- Dans le menu > Référentiel > Séances ajoutez un formateur référent pour la séance, c’est-à-dire la personne qui a vérifié l’assiduité des apprenants le jour J,
- Rendez-vous ensuite dans le menu > Supervision > Séances suivi cliquez sur la séance concernée,
- Faites signer ce formateur référent en rattrapage pour attester de la présence des apprenants.

Lorsqu’un formateur est ajouté sur une séance déjà passée, il apparaît d’abord comme non signé et n’est donc pas pris en compte dans l’attestation tant qu’il n’a pas apposé sa signature.

Une fois votre demande de génération effectuée, vous recevrez un e-mail contenant un lien vers un fichier ZIP regroupant vos attestations.

Pour décompresser ce fichier ZIP :

- Sur Mac : un simple double-clic sur le fichier permet de l’ouvrir et de l’extraire.

- Sur Windows : faites un clic droit sur le fichier, puis sélectionnez Extraire tout afin de décompresser le contenu.