Objectif du projet MRS

Description du processus global

Pour utiliser la solution, vous devez d’abord demander l’ouverture de votre environnement à votre référent Région. Dans cette demande, indiquez le nom, le prénom et l’adresse e‑mail de la personne qui sera le contact principal pour la solution.

Si la Région accepte votre demande, elle la transmet à Sowesign. Nos équipes vous enverront alors les identifiants de connexion du compte gestionnaire principal. À cette occasion, il vous sera également demandé de vous inscrire à l’une des formations proposées par la Région.

Pour commencer les émargements :

1. Créez l’action de formation et inscrivez les stagiaires dans SAFRan (l’outil de gestion de la Région Sud).

2. Créez ensuite les fiches stagiaires et la planification correspondante dans l’environnement SWS de votre organisme de formation (OF).

Si vous utilisez déjà une application de planification (Yparéo, Hyperplanning, etc.), un connecteur peut être mis en place pour synchroniser cette application avec SWS. Si vous n’en avez pas, vous pouvez importer vos données via un fichier Google Sheets.

Pour relier les deux systèmes (Région – OF), reportez le numéro de stagiaire Région dans le champ « N° Région » de la fiche stagiaire dans SWS.

Une fois tous les éléments correctement configurés, vous pouvez démarrer les émargements dématérialisés. En fin de mois, ou au début du mois suivant, après vos contrôles dans SWS, utilisez la fonction « chargement SWS dans SAFRan » pour importer les volumes de prestation.

Cet import permet :

- à SAFRan de calculer automatiquement les heures émargées ;

- à SWS de déposer automatiquement la feuille d’émargement PDF dans les pièces jointes du rapport mensuel.

Cette génération du PDF et sa transmission sont entièrement automatisées après l’import des volumes.