Pourquoi des doublons sont présents dans le référentiel apprenants et/ou formateurs ou dans le rapport de synchronisation (pour les organismes financés par une Région) ?

Dans le référentiel, toutes les données utiles à la gestion des assiduités sont organisées sous forme d’objets : apprenants, formateurs, groupes, séances, etc.

Chaque objet possède une référence unique. Cette référence fonctionne comme une étiquette d’identification et ne peut être utilisée qu’une seule fois.

Par exemple, un apprenant n’est pas enregistré dans le système uniquement sous son nom et prénom, mais surtout sous sa référence unique, ce qui évite toute confusion avec un homonyme par exemple.

Si une connexion entre votre ERP et SWS est établie, il est crucial de s’assurer qu’aucun doublon n’existe dans votre ERP. Si des doublons sont détectés, il est nécessaire de mettre à jour le référentiel de votre ERP. Dans le cas contraire, suivez ces étapes.

Cas n°1 : un doublon mais seul un des deux a des assiduités enregistrées (signature, absence…)

Identification du bon apprenant et du doublon :
Le “bon apprenant” est celui qui a réellement effectué des heures de formation et qui possède des assiduités.
> Vous pouvez le trouver dans le menu Attestations > Apprenant. Saisir son nom dans le champ recherche. Sa référence est indiquée vous permettant de l’identifier.

> Ensuite dans le menu > Référentiel > Apprenant, supprimer l’apprenant doublon, identifié grâce à la référence.

Cas n°2 – Doublon avec assiduités sur les deux fiches

⚠️ Impossible de supprimer le doublon si des assiduités (signatures, absences…) sont enregistrées sur les deux profils.

✔ 1. Identifier la bonne fiche

• Aller dans Attestations > Apprenants

• Repérer les deux noms identiques

• Identifier la fiche à conserver grâce à sa référence unique

✔ 2. Repérer les séances du doublon

• Copier la référence du doublon

• La coller dans la recherche (Attestations > Apprenants)

• Identifier les séances signées par erreur

• (Recommandé) Supprimer ses émargements

✔ 3. Marquer le doublon

• Ajouter le préfixe “Z-” devant son nom

• Supprimer son e-mail

• Supprimer son identifiant Région (si concerné)

✔ 4. Corriger les séances

• Modifier chaque séance concernée

• Remplacer le doublon par le bon apprenant

• Faire signer à nouveau via Supervision > Séances (rattrapage par e-mail)

✔ 5. Synchroniser (uniquement pour les centres financées par la Région)

• Relancer la synchronisation avec l’outil Région

✅ Résultat : signatures rattachées au bon apprenant et données alignées.