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Un chevauchement d'assiduité est indiqué sur le rapport de synchronisation ou attestation

On parle de chevauchement lorsqu’un même apprenant est planifié sur deux actions de formation en même temps (séance de cours, correctif horaire ou stage). Par exemple, s’il a un cours de 14h à 16h et qu’un stage est enregistré pour lui sur cette même plage horaire, il y a chevauchement.

Où peut-on repérer un chevauchement ?

On peut le voir sur deux documents :

  • L’attestation Région (disponible sur le logiciel Région).
  • Le rapport de synchronisation.

Quelles informations sont indiquées en cas de chevauchement ?

Quand un chevauchement est détecté, on trouve :

  • Le numéro Région de l’apprenant (son identifiant unique).
  • L’intitulé de la séance ou du stage concerné.
  • Le code de l’établissement où la formation a eu lieu.

Cas particulier : si un cotraitant est impliqué

Si le code de l’établissement correspond à un cotraitant (un autre organisme partenaire), alors :

  • Les analyses et corrections à faire doivent être transmises à ce cotraitant.
  • C’est à lui de régler le problème, car il est responsable de cette partie de la formation.

Analyse :

Comment identifier et retrouver un apprenant dans le logiciel ?

Repérer le numéro Région de l’apprenant
Dans le message que vous avez reçu, repérez le numéro Région (exemple : 1252124).
Ce numéro est l’identifiant unique de l’apprenant, comme une carte d’identité.

Ouvrir le menu des apprenants
Dans le menu > Référentiel, allez dans le sous-menu « Apprenants ».

Rechercher l’apprenant
Dans le champ de recherche (la barre où on tape du texte), saisir le numéro Région repéré.
Appuyez sur « Entrée » ou cliquez sur la loupe pour lancer la recherche, Manager affiche l’apprenant concerné :

 

Comment identifier un chevauchement ?

  1. Où chercher ?
  2. Menu : « Attestations »
  3. Sous-menu : « Apprenants »

Vous allez ensuite repérer les chevauchements en utilisant l’intitulé (le nom) de la séance ou du stage qui est mentionné sur l’attestation.

  1. Qu’est-ce qu’un chevauchement ?
    Un chevauchement, c’est quand deux formations (séances, stages, correctifs horaires) sont enregistrées en même temps pour un même apprenant.

  2. Cas particulier : le correctif horaire

Un correctif horaire permet aux Organismes de Formation (OF) autorisés par leur Région de :

  • Déclarer ou modifier des heures de présence et/ou d’absence pour un apprenant.
    Rattraper des heures de formation qui n’ont pas pu être enregistrées en temps réel (ex. : assiduité notée sur papier).

  • Exemple concret :
    Un apprenant a suivi un stage de 48h, mais l’assiduité a été notée sur papier. L’OF peut déclarer ces 48h via la fonction “Correctifs horaires” en joignant un justificatif PDF.

  • Répartition automatique des heures
    Le logiciel découpe automatiquement le volume horaire déclaré en jours de 24h maximum.

    Exemple :

  • Un correctif horaire de 48h commençant le 01/11 sera réparti comme suit :

  • 24h le 01/11
    24h le 02/11

Conséquence :
La prochaine séance ou formation ne peut pas commencer avant le 03/11, sinon il y aura un chevauchement avec les heures déjà enregistrées.

 

Comment éviter un chevauchement ?
Vérifiez toujours la date de fin du correctif horaire ou de la séance.
Programmez la séance suivante après la fin du correctif horaire.

 

Exemple :
Correctif horaire : 01/11 (24h) et 02/11 (24h)
Prochaine séance possible : à partir du 03/11

Un stage et une séance programmées sur la même plage.

Deux séances programmées sur la même plage.

 

Comment corriger un chevauchement ?

Étape 1 : Supprimer l’assiduité en double

Où ? Menu « Attestations » > Sous-menu « Apprenant ».

Que faire ?
Repérer la séance, le stage ou le correctif horaire qui ne devrait pas être là (celui qui crée le chevauchement).
Supprimer cette assiduité en double :

 

Étape 2 : Reprogrammer si nécessaire
Selon le type de formation concerné, voici comment faire :

A. Pour un correctif horaire :
Où ? Menu « Supervision » > Sous-menu « Correctifs horaires ».
Que faire ?
Déclarer le volume horaire (ex : 24h).
Ajouter un justificatif de présence.
Vérifier que la date de début et le volume horaire ne créent pas de nouveau chevauchement.

B. Pour une séance :
Où ? Menu « Référentiel » > Sous-menu « Séances ».Que faire ?
Créer une nouvelle séance ou mettre à jour une séance existante :
Ajouter/supprimer des participants.
Modifier la durée ou l’heure de début.
Ne pas oublier : d’effectuer les demandes de rattrapage.

C. Pour un stage en entreprise :
Où ? Menu « Stages » > Sous-menu « Suivi ».
Que faire ?
Créer un nouveau stage.
Saisir les plages horaires pour chaque jour de stage.
Faire signer le stagiaire, puis le tuteur.
Clôturer la période de stage par le gestionnaire.

Comment vérifier que la correction est bonne ?

Étape 3 : Contrôle final
Relancer la synchronisation sur le logiciel Région.

Consulter les attestations générées pour vérifier :
Que le chevauchement a disparu.
Que les nouvelles données (séance, stage, correctif) sont bien enregistrées.