Importation dans le nouvel outil Région Edgar

L’application Région permet de synchroniser automatiquement les données de présence (assiduités) des apprenants, collectées depuis l’application Sowesign, vers l’outil Edgar.

Numéro de stagiaire : un identifiant unique par formation

• Chaque apprenant reçoit un numéro de stagiaire différent pour chaque formation qu’il suit.
• Exemple :
  • Stagiaire/Apprenant : Julie Dupont
  • Formation A : numéro de stagiaire 123
  • Formation B : numéro de stagiaire 567

Pourquoi ? Cela évite toute confusion et permet d’associer précisément les assiduités à la bonne formation.

Synchronisation = Remontée des assiduités

• Quand vous lancez une synchronisation, l’application Région récupère les assiduités collectées depuis Sowesign et les intègre dans Edgar.
• Résultat : Les assiduités sont automatiquement associées à la bonne formation et au bon apprenant.

1. Où trouver le numéro de stagiaire ?

Avant de synchroniser, vous devez :

1. Aller dans Edgar (l’outil Région de gestion des formations).
2. Récupérer le numéro de stagiaire pour chaque apprenant et pour chaque formation.
3. Vérifier que ce numéro correspond bien à la session de formation concernée.

Attention :

Si le numéro est erroné, la synchronisation échouera ou associera les présences à la mauvaise formation

Un numéro de stagiaire ne peut pas être réutilisé pour plusieurs formations.

2. Comment récupérer le numéro de stagiaire des apprenants

Se connecter à l’outil Région Edgar. Se rendre dans la fiche du stagiaire :

Vous retrouvez également le n° du stagiaire pour sa formation dans sa fiche :

Copier/coller le n° de stagiaire de sa formation dans les informations de l’apprenant concerné.

3. Reporter le numéro stagiaire dans le manager Sowesign

Quand vous lancez une synchronisation, l’application Région récupère les données de présence depuis Sowesign et les intègre dans Edgar.
Résultat : Les présences sont automatiquement associées à la bonne formation et au bon apprenant.

Si vous utilisez le fichier Excel ajouter ou saisir le n° stagiaire dans la colonne > Numéro Région (n’oubliez pas d’importer le fichier dans Manager pour mettre à jour cette information dans le Manager Sowesign) :

Si vous utilisez le fichier Google Sheets, ajouter ou saisir le n° stagiaire dans le colonne > N° Région (n’oubliez pas de synchroniser (importer) le fichier dans Google Sheets pour mettre à jour cette information dans le Manager Sowesign) :

Si saisie manuelle directement depuis le Manager Sowesign. Depuis le menu > Référentiel > Apprenants. Editer la fiche de l’apprenant ajouter le n° de stagiaire dans le champ Numéro Région ainsi que la Région associée :

4. Importation des assiduités collectées depuis Sowesign vers Edgar (synchronisation)

Les heures effectuées et enregistrées dans SoweSign doivent être importées dans Edgar pour être prises en compte par la Région.

Pour cela, il faut retrouver dans Edgar l’action de formation correspondante (celle à laquelle se rattachent les heures réalisées) avant d’y importer les données issues de SoweSign :

Sur l’écran suivant, sélectionnez la session de formation pour laquelle vous souhaitez importer les heures :

Puis dans les réalisations, cliquer sur le afin de créer la réalisation (sauf si déjà existante), puis cliquez sur la réalisation :

Sur l’écran suivant, cliquez sur

Les heures saisies (assiduités collectées) dans SWS sont automatiquement transférées vers Edgar pour la période de réalisation concernée.