Saisir vos données directement depuis le Manager.

Cette méthode est la plus simple, mais elle n’est adaptée que si vous gérez un volume réduit de données : par exemple de 1 à 5 ou 6 groupes, et environ une quarantaine d’apprenants.

Le menu “Référentiel” :
Dans ce menu nous allons retrouver toutes les données nécessaires à la supervision des suivis, des séances… (et à la génération d’attestations) :

 

Pour effectuer la collecte des assiduités, vous devez, au minimum, enregistrer les éléments suivants : la liste des apprenants, la liste des groupes (promotions), les formateurs, ainsi que le planning des cours dans le menu “Séances”.

 

1/ Ajouter un nouvel apprenant :
Cliquez sur le bouton bleu « Créer » en haut à droite :

 

Une fenêtre s’ouvre avec les champs à remplir (nom, prénom, groupe, etc.). Une fois les informations saisies, cliquez sur « Valider » (bouton en bas à droite) pour enregistrer l’apprenant.
Les champs marqués par un astérisque sont obligatoires.

 

Modifier les informations d’un apprenant

Pour effectuer toute action concernant un apprenant, il vous suffit de cliquer sur la ligne correspondante. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, vous permettant de modifier ses informations, de l’ajouter, par exemple, à un groupe existant (Groupe > Modifier). Une fois la modification apportée cliquez en bas à droite sur “Valider”.
Rappel : si vous utilisez un fichier Excel, Google Sheets ou un ERP, pour importer vos données en masse, toute modification devra également être mise à jour dans le fichier concerné.

N’oubliez pas d’envoyer les codes d’accès à l’application Student qui permet à l’apprenant d’émarger :
En cliquant sur le bouton vert ci dessus.

INFORMATIONS GÉNÉRALES :

• Référence :
  La référence est une identifiant unique, comparable à une étiquette, sous laquelle sont enregistrées toutes les informations liées à un apprenant. Manager crée automatiquement une référence unique par objet. Elle sert à organiser, structurer et indexer les données dans le système de gestion (base de données). Cette unicité garantit le bon suivi des états de présence et des autres informations administratives. Elle ne doit jamais être modifiée, car cela compromettrait la cohérence et l’intégrité des données.
• Entreprise :
  Permet d’associer un apprenant à son entreprise d’accueil en alternance ou de stage.
• Établissement :
  Identifie l’établissement de formation responsable de la supervision pédagogique de l’apprenant.

 

RÉGION :

• Région : permet de sélectionner la Région qui finance la formation (pour les organismes de formation région).
• N° Région : Ce numéro, comme le numéro OPCO, sert à identifier l’apprenant dont la formation est financée par la Région. Il est utilisé dans l’application de gestion régionale (ex. EOS, Saphir+, Form Pro, Sigma, Safran, Argos…) ainsi que dans l’outil Sowesign. Ce numéro est essentiel lors de la génération des attestations destinées à la Région, il permet d’identifier l’apprenant dans les deux applications.

 

FORMATION :

• L’intitulé précis de la formation, utilisé pour les attestations émises à destination des financeurs.
• Dates de début et de fin de formation : Ces dates définissent la période de formation globale de l’apprenant. Elles apparaissent notamment sur les feuilles d’émargement et les documents remis aux financeurs.

 

NUMEROS ET IDENTIFIANTS :

N° OPCO :
Ce numéro identifie l’OPCO (Opérateur de Compétences) qui finance la formation. Obligatoire pour garantir la prise en charge des coûts par l’OPCO, il est utilisé pour le rapprochement avec les factures.

• N° de dossier :
  Un identifiant alternatif utilisé lorsqu’il n’y a pas de financeur officiel (OPCO, Région, Pôle emploi). Ce numéro aide également pour les rapprochements administratifs et financiers.
• N° Pôle emploi :
  Un identifiant attribué par Pôle emploi pour les apprenants financés par la Région. Utilisé pour les rapprochements administratifs et financiers.

 

GROUPE :

• Un apprenant peut être affecté à un ou plusieurs groupes. Cela permet par exemple :
  • De gérer des sous-groupes dans une même promotion pour certains cours.
  • D’organiser des attestations de présence par groupe.

 

TUTEURS :

• Le tuteur est une personne associée à l’apprenant pour diverses fonctions :
  • Parent ou responsable légal à prévenir en cas d’urgence.
  • Tuteur pédagogique pour le suivi de l’apprentissage ou de stage.
  • Tuteur administratif (notamment en CFA) pour recevoir les documents liés aux absences.

 

2/ Création des groupes (promotions) :

Cette notion permet, d’attribuer un apprenant à un groupe. Ou créer des groupes au sein d’une même promotion (classe) par exemple, pour des enseignements différents.
Ce groupe pourra être associé à chaque séance.
Cliquez sur le bouton bleu « Créer » en haut à droite :

3/ Ajout de formateurs :

Ce sous menu vous permet de saisir les informations relatives à chaque formateur. Cliquez sur ce sous menu “Formateurs”, puis sur le bouton bleu “Créer” à droite :

 

Renseignez au minimum les champs marqués par un astérisque, puis cliquez sur valider en bas à droite pour enregistrer ce nouveau formateur :

INFORMATIONS GÉNÉRALES :

• Référence :
  La référence est une identifiant unique, comparable à une étiquette, sous laquelle sont enregistrées toutes les informations liées à un apprenant. Manager crée automatiquement une référence unique par objet. Elle sert à organiser, structurer et indexer les données dans le système de gestion (base de données). Cette unicité garantit le bon suivi des états de présence et des autres informations administratives. Elle ne doit jamais être modifiée, car cela compromettrait la cohérence et l’intégrité des données.:
  Permet d’associer un apprenant à son entreprise d’accueil en alternance ou de stage..
• Entreprise :
  Vous pouvez saisir le nom de l’établissement du formateur, généralement le vôtre. Optionnel.
• Établissement :
  Sélectionnez votre établissement dans la liste déroulante. Cette option est particulièrement utile si vous gérez plusieurs établissements dans un même environnement. Elle vous permet de filtrer vos données par établissement, facilitant ainsi leur consultation et leur gestion.

N’oubliez pas d’envoyer les codes d’accès à l’application Trainer qui permet au formateur de collecter les assiduités :
https://elearning.sowesign.com/courses/introduction-et-notions-de-base/lessons/codes-identification/

 

Modifier les informations d’un formateur

Pour effectuer toute action concernant un formateur, il vous suffit de cliquer sur la ligne correspondante. Une nouvelle fenêtre s’ouvrira, vous permettant de modifier ses informations. Une fois la modification apportée cliquez en bas à droite sur “Valider”.
Rappel : si vous utilisez un fichier Excel, Google Sheets ou un ERP, pour importer vos données en masse, toute modification devra également être mise à jour dans le fichier concerné.

 

4/ Ajout de séances :

Le sous menu “Séances” vous permet de créer des séances afin de collecter les assiduités. Cliquez sur ce menu puis sur “Créer” à droite :

Renseignez au minimum les champs marqués par un astérisque, puis cliquez sur valider en bas à droite pour enregistrer cette nouvelle séances :

 

Vue en détail des différents blocs à renseigner

INFORMATIONS GÉNÉRALES :

• Référence :
  La référence est une identifiant unique, comparable à une étiquette, sous laquelle sont enregistrées toutes les informations liées à un apprenant. Manager crée automatiquement une référence unique par objet. Elle sert à organiser, structurer et indexer les données dans le système de gestion (base de données). Cette unicité garantit le bon suivi des états de présence et des autres informations administratives. Elle ne doit jamais être modifiée, car cela compromettrait la cohérence et l’intégrité des données.
• Libellé :
  Nom de la matière, du sujet enseigné. Ex. comptabilité, anglais, marketing…
• Lieu :
  Nom de la salle ou bâtiment dans lequel se déroule la formation.
• Établissement :
  Sélectionnez votre établissement dans la liste déroulante. Cette option est particulièrement utile si vous gérez plusieurs établissements dans un même environnement. Elle vous permet de filtrer vos données par établissement, facilitant ainsi leur consultation et leur gestion.

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :
À noter : certains financeurs exigent que ces informations soient mentionnées. En cas de doute, n’hésitez pas à contacter directement le financeur.

• Modalité :
  Choisir dans la liste déroulante la modalité de la séance : En présentiel, À distance, Mixte.
• Contexte :
  Choisir dans la liste déroulante le contexte de la séance : En centre, En entreprise, Auto-formation.
• Type :
  Choisir dans la liste déroulante le type de la séance : Standard, En entreprise, Travaux Dirigés, Travaux Pratiques, Devoir Surveillé, FOAD, Formation en ligne, Par Internet, Stage, Conférence, Réunion, Séminaire…
• Signature requise :
  Par défaut, cette option est activée, ce qui rend la signature obligatoire pour la séance. Si vous désactivez cette option, seule la validation par un jeton de présence sera nécessaire. Cette configuration est particulièrement adaptée aux formations initiales où un émargement formel n’est pas exigé pour attester de la présence d’un apprenant.

DATES ET DURÉES :

• Date :
  Indiquez ici la date de la séance. Ex : 05/01/2025.
• Heure de début :
  Indiquez l’heure de début de la séance. Ex. 08:00.
• Heure de fin :
  Indiquez l’heure de fin de la séance. Ex. 10:00.
• Durée :
  Elle est calculée automatiquement une fois la séance enregistrée.
• Ouverture :
  Il s’agit de la durée, en minutes, avant l’heure de début de la séance, durant laquelle le formateur peut commencer la collecte des assiduités. Par défaut, cette durée est fixée à 15 minutes.
• Fermeture :
  C’est le délai, en minutes, après le début de la séance, à partir duquel un apprenant sans information sur son assiduité est automatiquement marqué absent. Cela évite au formateur d’oublier de noter un apprenant absent.
  Si un apprenant (qui a été automatiquement basculé absent) arrive en retard, le formateur peut ajuster son statut à présent et indiquer la durée de son retard, qui sera enregistrée avec les données d’assiduité. Par défaut, cette durée est fixée à 15 minutes.

 

Associer les participants à la séance

L’étape suivante consiste à associer les participants à la séance, le groupe ou les apprenants, le/les formateurs.

 

Associer un groupe d’apprenants

Si le groupe est constitué, il est plus rapide de l’associer directement à la séance. Ainsi d’un clic vous associez l’ensemble des apprenants du groupe à la séance.

 

Associer des apprenants

En cliquant sur le petit crayon à droite d’apprenants vous allez pouvoir ajouter les apprenants attendus à la séance.

 

Associer un/des formateurs à la séance

En cliquant sur le petit crayon à droite de formateurs vous allez pouvoir associer le/les formateur(s) attendu(s) à la séance.

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Depuis le menu “Référentiel”, chaque sous menu dispose d’une grille de filtrage vous permettant d’effectuer une recherche ciblée :