Comment importer les données nécessaires à la collecte des assiduités

L’ajout et la modification manuelle de vos données

Si vous avez peu de groupes ou promotions (2 ou 4), il est possible de saisir vos données directement depuis le Manager. Dans ce cas, il n’est pas nécessaire de passer par des méthodes de saisie en masse, comme via un tableur de type Excel ou Google Sheets, qui seront abordées dans les chapitres suivants.

En cas de besoin restreints ou ponctuels. Vous pouvez ajouter ou modifier des données manuellement : indiquer le bon lien (url hubspot)

L’ajout de données via Google sheets (Groupes/Promotions)

Cette méthode de saisie de vos données (nécessaires à la collecte des assiduités) vous permet de les injecter en masse dans le Manager. Une fois importées dans le Manager, ces données sont sauvegardées.
Le tableur Google Sheets est plutôt adapté aux petites structures qui gèrent quelques groupes ou promotions, pour lesquels les groupes/promotions ne sont pas scindés pour certains enseignements.
Il sera nécessaire de créer un fichier Google Sheets par promotion. Ex. un fichier pour planifier la collecte des assiduités pour le BTS commerce, un autre fichier pour planifier la collecte des assiduités pour le CAP coiffure, etc.

Pour ajouter des données lors de vos formations longues, vous pouvez importer des séances par groupe/promotion (dans la limite de 50 séances).

IMPORTANT : Afin d’utiliser ces fichiers, vous devez disposer d’un compte Gmail actif et être connecté à votre boîte Gmail et vérifiez bien que vous choisissez le dossier “Mon drive” pour effectuer la copie.

Vous pouvez accéder au fichier à l’URL suivante :

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1f0IGk8xB5HLDoKxHTcVmFnHHEM8jsgB3b0K5zt6Facg/edit?usp=sharing

Impératif pour l’utiliser : pensez à récupérer votre clé API depuis le menu Paramétrage > Général.

Explications détaillées ICI

L’intégration EXCEL

Cette méthode de saisie de vos données (nécessaires à la collecte des assiduités) vous permet de les injecter en masse dans le Manager. Une fois importées dans le Manager, ces données sont sauvegardées. Ce fichier Excel préconfiguré vous permet, dans un seul et unique fichier, de saisir toutes les données nécessaires à la collecte de vos assiduités. Si un groupe ou une promotion est scindé(e) pour certains enseignements, il est possible de créer directement des sous-groupes avec ce fichier.

Pour télécharger le modèle Excel vierge, rendez vous dans le Manager SoWeSign (https://app.sowesign.com/login) et authentifiez vous avec votre code gestionnaire.
Dans l’onglet référentiel et le sous-menu “Importation Excel”, cliquez sur “télécharger le modèle Excel vierge” :

Le fichier Excel version 3.0 (nouvelle version) va se télécharger sur votre poste :

Explications détaillées ICI

Les connecteurs avec votre ERP

Si vous disposez d’un ERP et qu’un connecteur va être mis en place. Veuillez ne pas importer de données pour l’instant, votre référent projet Sowesign vous contactera dans les jours à venir.